Vertrouwenspersoon
Mocht je je om een of andere reden ooit onveilig voelen binnen onze vereniging en je weet niet goed hoe je dat bespreekbaar moet maken, dan kun je terecht bij een vertrouwenspersoon.
Onze vertrouwenspersoon is Manon Lek. Zij is te bereiken via vertrouwenspersoon@eensgezind.nl
Protocol Vertrouwenscontactpersoon
1. Inleiding
De Vertrouwenspersoon is binnen de vereniging het eerste aanspreekpunt voor iedereen die opmerkingen of vragen heeft m.b.t. tot seksuele intimidatie of ander grensoverschrijdend gedrag (agressie, pesten, discriminatie, e.d.).
De vertrouwenspersoon is aanspreekbaar voor muzikanten, ouders van muzikanten, vrijwilligers en bestuur. Deze gesprekken zijn in principe vertrouwelijk. Maar deze vertrouwelijkheid heeft zijn grenzen: ten eerste vanwege het algemeen belang van een veilige leeromgeving en ten tweede vanwege de Nederlandse wetgeving die in bepaalde gevallen de vertrouwenspersoon en het bestuur verplicht de vertrouwelijkheid te doorbreken. Is dit laatste het geval, dan is er voor de vertrouwenspersoon sprake van een conflict van taken. Dit conflict van taken kan zich vooral voordoen indien hij/zij in een vertrouwelijk gesprek op de hoogte wordt gesteld van een concreet ernstig incident van grensoverschrijdend gedrag.
Overleg tussen de vertrouwenspersoon en het bestuur van de vereniging speelt een belangrijke rol bij het oplossing van het conflict van taken. Het bestuur heeft de verantwoordelijkheid voor de veiligheid van haar leden. De vertrouwenspersoon zal in alle gevallen dat hij/zij op welke wijze dan ook kennis neemt van een incident m.b.t. grensoverschrijdend gedrag dit geanonimiseerd met het bestuur moeten bespreken. Hierbij wordt de vertrouwelijkheid niet geschonden terwijl het bestuur kan beoordelen of en hoe zij moet handelen. Alléén wanneer het bestuur niet zonder nadere informatie kan handelen, zal zij de vertrouwenspersoon om die informatie vragen, waardoor de vertrouwelijkheid (deels) wordt opgeheven.
In onderstaand protocol wordt stapsgewijs de handelwijze van de vertrouwenspersoon beschreven in het geval hij/zij in vertrouwen op de hoogte wordt gebracht van een incident m.b.t. grensoverschrijdend gedrag. Ook een eventueel (intern) conflict van taken van de vertrouwenspersoon wordt in het protocol beschreven naar te nemen acties. Het protocol blijft met de beschreven handelwijze binnen de grenzen van het functieprofiel van de vertrouwenspersoon.
2. Stappen bij inschakelen vertrouwenspersoon
a. eerste opvang: verhaal en emoties
Iedereen kan een beroep doen op de vertrouwenspersoon voor vragen, vermoedens, meldingen, klachten en aangifte met betrekking tot grensoverschrijdend gedrag. De vertrouwenspersoon is hiervoor het eerste aanspreekpunt binnen de vereniging. De betrokkene moet in de eerste plaats in vertrouwen een verhaal kwijt kunnen en worden opgevangen in verband met emoties die daarbij kunnen spelen.
De vertrouwenspersoon maakt vooraf twee zaken duidelijk:
1. elk incident wordt geanonimiseerd met het bestuur besproken omdat die de verantwoordelijkheid heeft om de implicaties voor de vereniging vast te stellen en daarnaar te handelen;
2. de vertrouwelijkheid van het gesprek is begrensd: indien het bestuur oordeelt dat de veiligheid van een of meerdere van haar leden in het geding is en/of wanneer er sprake is van een ernstig strafbaar feit zal de vertrouwelijkheid (deels) worden opgeheven.
b. overleg over vervolgstappen: doorverwijzen
Naar aanleiding van wat de vertrouwenspersoon ter ore komt, wordt de betrokkene geïnformeerd over mogelijke vervolgstappen en over de (externe) instanties waartoe de betrokkene zich kan wenden voor de verschillende vervolgstappen. De betrokkene maakt hierin zélf een keuze of wordt doorverwezen naar instanties die bij die keuzebepaling kunnen helpen zoals maatschappelijk werk of de huisarts.
3. Opheffen vertrouwelijkheid
De vertrouwenspersoon informeert de betrokkene over de gevolgen die het incident heeft voor de stappen die de vertrouwenspersoon moet zetten. In alle gevallen zal geanonimiseerd overleg met bestuur volgen. Indien het bestuur oordeelt dat (een deel van) de vertrouwelijkheid moet worden opgeheven, zal betrokkene door de vertrouwenspersoon hierover uitleg krijgen en om diens toestemming worden gevraagd. Bij toestemming is de vertrouwelijkheid opgeheven. Het opheffen van vertrouwelijkheid gebeurt echter ook zonder toestemming van de betrokkene, maar nooit zonder uitleg aan de betrokkene.
Opheffen van de vertrouwelijkheid gebeurt alleen indien:
- is gebleken dat er geen andere weg is dan het opheffen van de vertrouwelijkheid om het voor het bestuur mogelijk te maken haar verantwoordelijkheid te nemen;
- naar het oordeel van het bestuur het niet-opheffen van de vertrouwelijkheid voor betrokkene en/of derden schade of gevaar zal opleveren en dit kan worden voorkomen door het opheffen van de vertrouwelijkheid. Opheffen van de vertrouwelijkheid gebeurt overigens met inachtneming van alle verplichtingen die het bestuur en vertrouwenspersoon hebben jegens de bescherming van de privacy van alle betrokken partijen.
Met de betrokkene bespreekt de vertrouwenspersoon de mogelijke gevolgen van deze stap en verwijst de betrokkene naar relevante hulpverlening. Tevens wordt afgesproken hoe betrokkene op de hoogte wordt gehouden van het handelen van het bestuur. Overwegingen die tot het opheffen van de vertrouwelijkheid aanleiding kunnen geven zijn:
- er is sprake van een ernstig strafbaar feit;
- er is sprake van angst of onmacht aan de zijde van betrokkene om een strafbare en/of ongewenste situatie te beëindigen;
- er is sprake van een voor de betrokkene of derden acute onveilige sportomgeving;
- er is sprake van gedragingen of een situatie waarin het bestuur vanuit haar verantwoordelijkheid in het algemeen belang moet ingrijpen.
In geval dat de vertrouwelijkheid moet worden opgeheven omdat er sprake is van een ernstig strafbaar feit waar aangifteplicht voor geldt, zoals bij verkrachting, dan stelt de vertrouwenspersoon het bestuur daarvan in kennis en zal het bestuur deze verplichting tot aangifte moeten nakomen. Doet zij dat niet, dan berust deze verplichting in even grote mate bij de vertrouwenspersoon. Deze kan echter geen aangifte doen namens de vereniging, maar doet dat dan als privé- persoon.
4. Rapportage aan bestuur
De vertrouwenspersoon brengt het bestuur altijd op de hoogte van wat een betrokkene heeft verklaard en welke afspraken met betrekking tot de doorverwijzing zijn gemaakt. Dit gebeurt geanonimiseerd, maar indien het bestuur dit noodzakelijk vindt met verwijzing naar personen (zie hiervoor punt 3 opheffen vertrouwelijkheid).
5. Verslaglegging
De vertrouwenspersoon maakt verslag van de gevoerde gesprekken en de daaruit voortvloeiende doorverwijzing en gemaakte afspraken. Dit verslag wordt binnen de vereniging op een veilige wijze gearchiveerd.
6. Vermoeden grensoverschrijdend gedrag
Bij vermoedens van grensoverschrijdend gedrag, anonieme signalen, eigen waarnemingen, of geruchten daarover, licht de vertrouwenspersoon het bestuur in. Besluit het bestuur daarop tot verdere stappen, zoals nader onderzoek, dan wordt de vertrouwenspersoon daar niet mee belast. Ook wordt de vertrouwenspersoon niet belast met inhoudelijke taken bij een eventueel tuchtrechtelijk traject, ook al komen de signalen van hem/haar.
7 Juridische ondersteuning
Doordat de vereniging is aangesloten bij de KNMO heeft de vereniging ook de mogelijkheid tot juridische ondersteuning en ondersteuning voor vertrouwenspersonen. Hiervoor kan het bestuur en/of de vertrouwenspersoon contact opnemen met vertrouwenspersoon@knmo.nl